Модуль «Документооборот»

Назначение

Ведение электронного документооборота с учетом требований нормативно-методических документов в области защиты информации ФСТЭК России и ФСБ России.

Основные функции

• Создание системы контроля за жизненным циклом и исполнением входящих и подготовленных электронных образов документов
• Учет осведомленности сотрудников организации при работе с электронными документами
• Регистрация передачи электронных документов другому сотруднику
• Автоматическое формирование осведомленности сотрудников организации
• Учет и контроль исполнения поручений руководства
• Разграничение доступа при работе с электронными документами
• Подготовка и формирование справочных и отчетных материалов

Основные достоинства

• Простота использования
• Работа с использованием имеющихся в организации хранилищ электронных документов
• Возможность использования в комплексе с системой ведения делопроизводства
• Повышение эффективности и качества учета электронных документов
• Масштабируемость системы (возможность добавления дополнительных рабочих мест)
• Возможность одновременно работать нескольким сотрудникам с общей базой данных
• Разграничение прав доступа к различным видам операции
• Ведение стандартизированных, единых справочников на предприятии
• Формирование единого информационного пространства для различных функциональных задач секретного делопроизводства
• Возможность модернизации системы под нужды предприятия

Область применения

Режимно-секретное подразделение органов государственного управления и предприятий любых форм собственности в различных отраслях экономической деятельности.

Стоимость

Стоимость внедрения программного обеспечения рассчитывается индивидуально в зависимости от количества пользователей системы у заказчика, доработок и технологии внедрения автоматизированной системы секретного делопроизводства, документооборота и допускной работы. Для уточнения стоимости предоставляемых услуг вы можете обратиться на электронную почту или по телефонам компании.

Используемый стек технологий

C++ / Qt — выбор, которому доверяют в системах, где сбой невозможен. Программа написана на «родном» для процессора языке C++ и использует всю мощь компьютера без скрытых пауз на фоновую очистку памяти. Qt позволяет собрать одну версию программы, которая выглядит и работает одинаково на Windows и на Astra Linux. Результат: стабильное быстродействие, абсолютная надёжность и уверенная работа на любых ваших компьютерах.

Порядок установки программного обеспечения

Модуль «Документооборот» АС СДП разработан как клиент-серверное приложение для ОС Windows и ОС Astra Linux SE Смоленск (версия 1.5 и более). Функционирует в ЗЛВС организации.

Установка программного обеспечения включает следующие шаги:

1. Установить объектно-реляционную систему управления базами данных PostgreSQL версии не ниже 9.6.20
2. Загрузить CD диск, содержащий инсталляционный пакет модуля в формате выполняемого файла с расширением exe
3. Запустить с правами администратора инсталляционный файл
4. Принять условия лицензионного соглашения
5. Ввести пароль для устанавливаемого экземпляра модуля «Документооборот» АС СДП
6. Указать папку установки модуля на АРМ пользователя
7. Выбрать тип установки: локальный или сетевой
8. В случае выбора сетевой установки выбрать установку только программы или только базы данных
9. В следующем окне определить имя для папки хранения ярлыка для меню Пуск
10. При необходимости выбрать создание ярлыка на рабочем столе
11. Настроить подключение модуля «Документооборот» АС СДП к серверу баз данных PostgreSQL
12. Проверить подключение к серверу баз данных PostgreSQL кнопкой «Тест соединения»
13. Задать имя для создания новой базы данных или из выпадающего списка выбрать для подключения базу данных модуля «Делопроизводства» АС СДП
14. В появившемся окне проверить заданные параметры установки и выполнить процедуру установки

После успешной установки появляется окно сообщения об окончании установки.

Порядок эксплуатации программного обеспечения

Эксплуатация модуля осуществляется в соответствии с инструкциями инсталляционного комплекта программного обеспечения и эксплуатационной документации.

При первоначальном запуске модуля «Документооборот» АС СДП появляется окно генерации уникального ключа. Если ответный ключ введен верно – модуль «Документооборот» АС СДП запустится в штатном режиме.

Система контроля за жизненным циклом и исполнением документов

Исполнитель может выполнять следующие действия:

• Первичная регистрация учетных данных документа
• Редактирование данных документа
• Регистрация дополнительного экземпляра документа
• Присоединение файла – электронного образа документа
• Печать учетных документов
• Печать справки по исполнительской дисциплине документа
• Учет и контроль исполнения поручений руководства

Учет осведомленности и передача документов

В модуле «Документооборот» АС СДП работа ведется в виджете, содержащем тематические закладки. Закладки содержат таблицы с данными КАУ документов, файлов и поручений, условия поиска, кнопку отбора данных, итоговые строки, номера просматриваемых страниц. Переход по строкам таблиц выполняется при помощи клавиш навигации, кнопок панели инструментов или соответствующих пунктов меню.

В ходе работы исполнителя с модулем «Документооборот» АС СДП происходит фиксация времени работы с электронным образом документа, в результате чего формируется и ведется учет осведомленности сотрудников организации при работе с электронными документами для анализа и контроля. Для просмотра файла нужно выбрать строку необходимого документа, где во второй графе стоит иконка файла и двойным щелчком мыши выполнить запуск программы просмотра файла.

В модуле «Документооборот» АС СДП сотрудник самостоятельно может назначить исполнителя документа при помощи передачи электронных документов другому сотруднику. Данное действие можно выполнить с помощью пункта меню «Операции/Регистрация выдачи/отправки».

Автоматическое формирование осведомленности

Происходит с учетом данных об осведомленности сотрудников и передачи электронных документов.

Учет и контроль исполнения поручений руководства

При помощи модуля «Документооборот» АС СДП производится контроль исполнения сотрудниками поручений. Для этого формируется отчет по поручениям, который создается на основе выборок данных по различным условиям. Отчет можно посмотреть на экране или распечатать.

Разграничение доступа

Проводится средствами ОС и комплексами средств защиты информации, установленными в организации.

Подготовка и формирование справочных и отчетных материалов

Для исполнителя доступны печатные формы: справка на документ, отчет по поручениям, результаты поисковых запросов.

Сотрудники компании ООО «Центр новых технологий «Импульс» осуществляют работы по установке и настройке программного обеспечения АС СДП на технических средствах заказчика, внедрение программного обеспечения АС СДП.

На протяжении всего периода эксплуатации АС СДП осуществляется сопровождение: обновление программного обеспечения, доработка по индивидуальным требованиям, внеплановые работы.

Для повышения эффективности эксплуатации АС СДП осуществляется консультирование по сопутствующим вопросам.